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Der häufigste Einwand vor der Einführung einer Tank-App: "Wie aufwändig ist denn das Onboarding meiner Fahrer?" Die ehrliche Antwort für DKV InstantFuel: rund 5 Minuten vom ersten Klick bis zur ersten App-Bezahlung, pro Fahrer ca. 2 Minuten App-Installation. Kein Hardware-Versand, keine Bonitätsprüfung, kein DKV-Vertrag mit Vorlauf. Dieser Leitfaden zeigt jeden Schritt im Detail, mit den Stolpersteinen, die in der Praxis auftauchen.
Voraussetzungen, was Sie vorher bereithalten sollten
Bevor Sie loslegen, sammeln Sie diese vier Dinge:
- Firmen-Kreditkarte (Visa, Mastercard oder V-Pay). Sie wird hinterlegt und einzelne Tankvorgänge werden direkt darüber gebucht. Das ist das Modell der eigenen Firmen-Kreditkarte, kein DKV-Kreditrahmen, keine Bonitätsprüfung.
- E-Mail-Adressen Ihrer Fahrer: pro Fahrer eine eigene. Sammelaccounts oder Funktionspostfächer (info@…) funktionieren nicht, weil jeder Fahrer ein eigenes, persönliches Konto (PACE ID) auf seinem Smartphone nutzt und jede Tankung diesem Konto zugeordnet wird.
- Unternehmenssitz-Adresse und USt-IdNr. (für die Rechnungserstellung)
- Steuerberater-Kontakt (optional, zur Abstimmung des Steuer-Exports nach den ersten Tankvorgängen)
Mit diesen Daten parat ist das Dashboard-Setup in wenigen Minuten erledigt.
Schritt 1: Im Dashboard registrieren (Flottenmanager)
Öffnen Sie dashboard.dkvinstantfuel.com und legen Sie ein neues Konto an. Sie brauchen eine Geschäfts-E-Mail-Adresse für den Hauptaccount, diese Person ist der Flottenmanager und kann später Fahrer einladen, Limits setzen und Belege exportieren.
Nach der Registrierung mit Ihrer PACE ID führt Sie das Dashboard durch die Ersteinrichtung:
- Firmendaten, Firmenname, Anschrift, St-Nr./USt-IdNr. und Rechnungs-E-Mail-Adresse
- Kreditkarte hinterlegen, siehe Schritt 2.
Das AVV-Dokument (Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO) erhalten Sie im Rahmen des Vertragsabschlusses; es listet auch die TOMs (Technische und organisatorische Maßnahmen) auf. Mehr Hintergrund: AVV bei Cloud-Tankverwaltung: 6-Punkte-Checkliste DSGVO.
Schritt 2: Firmen-Kreditkarte hinterlegen
Das ist der Punkt, an dem viele Onboarding-Prozesse haken: bei klassischen DKV-Tankkarten kommt jetzt die Bonitätsprüfung und ein vermeintlicher Vertragsdownload. Bei DKV InstantFuel ist das anders, weil die Karte direkt belastet wird:
- Geben Sie die Kartendaten im Wizard ein (Kartennummer, Ablaufdatum, CVC)
- In der Regel wird eine 3-D-Secure-Authentifizierung Ihrer Bank ausgelöst (z. B. Push-Bestätigung in der Banking-App oder SMS-Code). Wichtig: Die Karte muss vom Kartenherausgeber für Online-Zahlungen und 3-D-Secure freigeschaltet sein, bei Firmenkreditkarten ist das nicht immer der Standard
- Die Karte wird tokenisiert, das heißt: Sie liegt nicht auf dem Smartphone, sondern wird serverseitig als Zahlungs-Token hinterlegt. Das Gerät des Fahrers sieht die Kartennummer nie.
Praxis-Tipp: Wenn Sie Sicherheits-Vorbehalte gegenüber Online-Karten-Hinterlegung haben, verwenden Sie eine dedizierte Firmen-Kreditkarte mit Limit z. B. 5.000 €/Monat. Das Limit gilt als Hard-Cap, selbst wenn Ihr Account kompromittiert würde, wäre der maximale Schaden gedeckelt.
Schritt 3: Fahrer einladen
Im Dashboard generieren Sie unter "Fahrer → Weitere Fahrer einladen" einen Einladungslink. Den verschicken Sie selbst an den Fahrer, per E-Mail oder Messenger, so wie Sie intern ohnehin kommunizieren.
Was der Fahrer dann macht
- Auf den Einladungslink klicken und sich mit Vor- und Nachnamen registrieren
- Eine kostenlose PACE ID anlegen (das zentrale Login für App und Dashboard)
- Die DKV InstantFuel App laden (App Store oder Google Play) und mit der PACE ID anmelden
- Nutzungsbedingungen akzeptieren, bevorzugten Kraftstofftyp wählen
Ein Diensthandy braucht der Fahrer übrigens nicht, private Smartphones funktionieren genauso.
Schritt 4: Fahrer im Dashboard bestätigen
Der wichtigste Schritt, und der, der in der Praxis am häufigsten vergessen wird: Nach der Registrierung müssen Sie den Fahrer im Dashboard bestätigen, ein Klick in der Fahrer-Liste. Erst nach dieser Freigabe kann er die geteilte Bezahlmethode nutzen.
Dieser Zwischenschritt ist ein Sicherheits-Feature, kein Bürokratie-Relikt: Weil sich Fahrer über einen Einladungslink registrieren, stellt Ihre Bestätigung sicher, dass das Zahlungsmittel des Unternehmens nur für die Personen freigegeben wird, die Sie wirklich freischalten wollen.
Schritt 5: Erste Tankung (Fahrer)
Sobald die App installiert und der Fahrer im Dashboard bestätigt ist, ist er sofort tankbereit. An der Tankstelle:
- Fahrer findet die Partner-Tankstelle über die Karte in der App (mit aktuellen Preisen und Navigation)
- An angebundenen Stationen wechselt die App in den Tankmodus
- "Tankprozess starten" antippen und die Nummer der Zapfsäule auswählen
- Tanken wie gewohnt
- Nach dem Einhängen der Zapfpistole "Jetzt sicher bezahlen!" antippen und die Zahlung bestätigen
- Der digitale Beleg liegt sofort in der App und beim Flottenmanager im Dashboard
Der Gang zur Kasse entfällt komplett, das Hin und Her zwischen Auto, Zapfsäule und Shop spart bei jeder Tankung spürbar Zeit. Hinweis für einzelne Marken (z. B. Esso): Dort wird vor dem Tanken ein Betrag reserviert, die Reservierung erst abschließen, dann den Zapfhahn herausnehmen.
Schritt 6: Belege + Steuer-Export für die Buchhaltung
Schon nach der ersten Tankung erscheint im Dashboard unter "Transaktionen" der Beleg. Pro Tankung:
- PDF-Rechnung mit allen § 14 UStG-Pflichtangaben, zugleich E-Rechnung im ZUGFeRD-Format (eingebettetes XML nach EN 16931)
Für die Buchhaltung:
- Im Dashboard erstellen Sie über den Monatsexport den steuerkonformen Beleg-Export: eine übersichtliche Transaktionsliste plus die zugehörigen Tankbelege als E-Rechnung (ZUGFeRD), gebündelt als ZIP
- Diese ZIP geht direkt an den Steuerberater, keine manuelle Erfassung mehr. Da die Belege E-Rechnungen nach EN 16931 sind, können gängige Buchhaltungsprogramme die Rechnungsdaten strukturiert einlesen, ohne Abtippen
Häufige Stolpersteine, und wie Sie sie vermeiden
"Mein Fahrer kann sich nicht anmelden, sagt die App." → Häufigste Ursache: Es wurde versehentlich die DKV Mobility App installiert, das ist ein anderes Produkt. Für DKV InstantFuel braucht es die DKV InstantFuel App. Zweite Ursache: Der Link ist veraltet, dann im Dashboard einfach einen neuen Einladungslink generieren und erneut schicken. Dritte Ursache: Der Fahrer wurde noch nicht im Dashboard bestätigt, ohne diese Freigabe kann er nicht über die geteilte Bezahlmethode bezahlen.
"Die Tankstelle wird nicht erkannt." → Am schnellsten prüft der Fahrer das direkt in der Karte in der App; vorab geht das auch über die Live-Karte im Browser. Wichtig zu wissen: nicht jede Station im Akzeptanznetz der klassischen DKV-Karte ist auch DKV InstantFuel-Station. Wenn die Station fehlt: Wechseln Sie zur nächstgelegenen, oder reporten Sie sie via Support, wir prüfen die Integration mit dem Stationsbetreiber.
"Die Zahlung wird abgelehnt." → Die drei häufigsten Gründe:
- Die Bank lehnt die Belastung ab, etwa weil die hinterlegte Firmen-Kreditkarte abgelaufen, nicht gedeckt oder nicht für Online-Zahlungen und 3-D-Secure freigeschaltet ist (Dashboard → Bezahlmethode prüfen)
- Der Fahrer wurde noch nicht im Dashboard bestätigt, ohne diese Freigabe fehlt ihm die geteilte Bezahlmethode (siehe erster Stolperstein)
- Ein Transaktionslimit ist erreicht: maximal 500 € pro Einzeltankung, 10.000 € pro Unternehmen und Kalendermonat
"Wie schalte ich einen Fahrer schnell wieder ab (z. B. Austritt)?" → Dashboard → Fahrer-Liste → Fahrer deaktivieren. Wirksamkeit: sofort. Der Fahrer verliert den Zugriff auf die geteilte Bezahlmethode und kommt damit gar nicht mehr in den Tankprozess. Der Tarif passt sich automatisch an die aktuelle Fahrer-Anzahl an.
Tipp für die ersten 4 Wochen, Pilot statt Big-Bang
Wenn Ihre Flotte größer als fünf Fahrzeuge ist, starten Sie nicht mit allen Fahrern auf einmal, sondern gestaffelt. Der Grund: Mit einer kleinen Pilotgruppe prüfen Sie Abläufe und Steuer-Export erst im Kleinen, und Rückfragen der Fahrer kommen verteilt statt alle am ersten Tag. So sieht das aus:
- Woche 1: Sie als Admin + 1-2 Pilot-Fahrer (gerne erfahrene, technikaffine)
- Woche 2: Erste Übergabe des Steuer-Exports an Ihren Steuerberater. Checken Sie, dass das Format für seine Prozesse passt und die Vorsteuer korrekt ausgewiesen ist.
- Woche 3: Restliche Fahrer einladen, kurze interne Info-Mail mit Screenshots
- Woche 4: Ersten Monatsüberblick ziehen (Transaktionsliste im Dashboard nach Fahrern und Stationen durchsehen, Monatsexport testen)
Diese Phase ist auch der richtige Zeitpunkt, die Kennzeichen- und Kilometerstand-Erfassung zu aktivieren (Dashboard: Unternehmen, Einstellungen). Damit können Ihre Fahrer beim Tanken Kennzeichen und Kilometerstand eintragen und Sie ordnen Tankvorgänge sauber den Fahrzeugen zu.
Kurzfazit
Der DKV InstantFuel-Onboarding ist strukturell einfacher als bei klassischen Tankkarten, weil die zwei häufigsten Verzögerungs-Faktoren wegfallen: Bonitätsprüfung (Modell der eigenen Firmen-Kreditkarte statt Kreditrahmen) und Hardware-Versand (rein digital). Setup-Zeit für ein 10-Fahrer-Team: ca. 5 Min Firmen-Setup + 10 × 2 Min Fahrer-App-Installation = rund 25 Minuten inklusive aller zehn Fahrer. Das reine Firmen-Setup dauert rund 5 Minuten.
Wer mehr zur Logik dahinter wissen will: Der Tankkarten-2026-Leitfaden erklärt das Modell der eigenen Firmen-Kreditkarte im Vergleich zum klassischen Kreditrahmen-Modell. Und wer die App-Einführung als Teil einer größeren Umstellung plant: Der Leitfaden Flottendigitalisierung 2026 ordnet den Tank-Workflow in die fünf Bausteine des digitalen Fuhrparks ein.
Häufige Fragen zur Einrichtung
Ist die DKV InstantFuel App dieselbe wie die DKV Mobility App?
Nein. DKV InstantFuel ist eine eigenständige App mit eigenem Account-System. Zugänge der klassischen DKV-Produkte (DKV Card, DKV Mobility Apps) funktionieren hier nicht, und umgekehrt. Wenn eine Registrierung scheitert, lohnt zuerst der Check, ob Sie in der richtigen App sind. Wer eine bestehende DKV Card per Smartphone nutzen möchte, macht das über DKV APP&GO in der DKV Mobility App.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Für das Unternehmen rund 5 Minuten (Account, Firmen-Kreditkarte hinterlegen, Fahrer einladen), pro Fahrer ca. 2 Minuten für App-Installation und Anmeldung.
Welche Zahlungsmittel kann ich hinterlegen?
Eine Firmen-Kreditkarte: Visa, Mastercard oder V-Pay. American Express wird nicht unterstützt.
Braucht jeder Fahrer ein eigenes Smartphone?
Ja, die Freigabe der Tankung läuft über die App auf dem Gerät des Fahrers (iOS oder Android).
Weiterführend:
- Flottendigitalisierung 2026: Der vollständige Leitfaden, das große Ganze hinter dem Tank-Workflow
- Live-Karte, alle Akzeptanzstellen im Überblick
Direkt-Start:
- dashboard.dkvinstantfuel.com, Account anlegen
- Glossar, alle Begriffe (eigene Firmen-Kreditkarte, AVV, GoBD, Akzeptanznetz) erklärt