Hilfe & Support

DKV InstantFuel ist eine rein digitale Lösung für die Verwaltung von Tankbelegen und Zahlungen, die speziell für Unternehmen mit kleineren Flotten (1–20 Fahrzeuge), Selbstständige und Gewerbetreibende entwickelt wurde. Sie ersetzt physische Tankkarten durch eine App und ein zentrales Dashboard. Dies erleichtert die Organisation von Tankkosten und optimiert Ihre Buchhaltung erheblich.

Bei DKV InstantFuel gibt es keine komplizierten Pakete. Wir bieten Ihnen maximale Flexibilität mit einem einfachen Tarif: Sie zahlen 2,49 € pro Fahrer im Monat. Sie können bis zu 80 Fahrer flexibel hinzufügen. Sie nutzen sofort den vollen Funktionsumfang inklusive steuerkonformem Export und digitaler Fahrerverwaltung.

Nach jedem Tankvorgang Ihrer Fahrer über die DKV InstantFuel App werden die Belege automatisch digital gespeichert. Diese können Sie jederzeit im DKV InstantFuel Dashboard (mobil und am Desktop) einsehen und exportiert werden. Alle Belege sind finanzamtkonform und ideal für Ihre Steuererklärung oder Buchhaltung vorbereitet.

DKV InstantFuel funktioniert mit Ihrer eigenen Kreditkarte. Sie können den Service aktuell mit Karten von Mastercard, Visa und V-Pay nutzen — als Firmen- oder Privatkarte.

Die Belege können Sie im Dashboard mit wenigen Klicks in gängigen Formaten exportieren. Dies umfasst auch DATEV-kompatible Datenformate, sodass Sie die Transaktionen direkt in Ihre Buchhaltungssoftware importieren oder an Ihren Steuerberater weiterleiten können.

Sicherheit hat höchste Priorität. Alle Daten und Zahlungen werden verschlüsselt übertragen und DSGVO-konform gespeichert. DKV InstantFuel gewährleistet höchste Sicherheitsstandards für Ihre Transaktionen und Belege.

Ja, Sie können Tankbelege direkt einem bestimmten Fahrer oder Fahrzeug zuordnen lassen. Dies erleichtert die Nachverfolgung von Ausgaben und die Kostenstellenrechnung. Sie können im Dashboard im Unternehmensbereich unter „Fahrzeugdaten“ die entsprechende Abfrage für die App aktivieren, sodass der Fahrer beim Tanken z.B. den Kilometerstand eingeben muss.

Die Abrechnung erfolgt transparent und fahrerbasiert. Sie zahlen 2,49 € (netto) pro Monat für jeden aktiven Fahrer. Die Abrechnung der Servicegebühr erfolgt monatlich. Die Tankumsätze selbst werden direkt über Ihre hinterlegte Firmen-Kreditkarte abgebucht.

Ihre Rechnungen für die monatlichen Nutzungsgebühren können Sie im Dashboard unter dem Menüpunkt „Abonnement“ jederzeit herunterladen.

Im Dashboard unter dem Menüpunkt „Abonnement“ finden Sie den aktuellen Status Ihres Accounts sowie die Anzahl der aktuell aktiven Fahrerlizenzen.

Ja, DKV InstantFuel wächst mit Ihrem Unternehmen. Sie können jederzeit weitere Fahrer über das Dashboard hinzufügen (bis zu 80 Fahrer) oder entfernen. Die Abrechnung passt sich entsprechend der Anzahl der aktiven Fahrer an.

Sie können Ihr Abonnement jederzeit im Dashboard unter „Abonnement“ kündigen. Die Kündigung wird zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam — der Zugriff auf die geteilte Bezahlmethode endet zu diesem Zeitpunkt für Sie und Ihre Fahrer. Ihre Tankbelege bleiben gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen in unserem System verfügbar — auf Anfrage erhalten Sie diese auch nach Kündigung.

Das DKV InstantFuel Dashboard ist jederzeit über Ihren Webbrowser erreichbar. Nutzen Sie hierfür bitte den Link, den Sie bei der Registrierung erhalten haben.

Über das Dashboard haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Flotte:

• Firmendaten und zentrale Zahlungsmethode verwalten
• Fahrer einladen, verwalten und bei Bedarf deaktivieren
• Transaktionen in Echtzeit einsehen
• Einzelbelege speichern und drucken
• Monatliche Sammel-Exports und Transaktionslisten steuerkonform herunterladen

Im Dashboard-Bereich „Fahrer“ sehen Sie eine Übersicht aller aktuellen Nutzer. Sie sehen, wie viele Fahrerplätze belegt sind. In diesem Bereich können Sie neue Fahrer einladen, deren Registrierung bestätigen oder Fahrer entfernen, die das Unternehmen verlassen haben.

Gehen Sie in den Bereich „Fahrer“ und klicken Sie auf „Fahrer einladen“. Sie erhalten einen Einladungslink, den Sie kopieren und bequem per E-Mail oder Messenger an Ihren Mitarbeiter senden können.

Der Prozess ist sehr einfach:

1. Über das Menü Fahrer –> Fahrer einladen im Dashboard, generieren Sie Ihren Einladungslink. Schicken Sie den Einladungstext bzw. den Link an Ihre gewünschten Fahrer.
2. Über den Link, trägt der Fahrer seinen Vor- und Nachnamen ein, um sich eindeutig innerhalb der Organisation zu identifizieren.
3. Der Fahrer erstellt sich einen kostenfreien Account.
4. Der Fahrer lädt die DKV InstantFuel App herunter und meldet sich mit seinen gerade erstellten Account in der App an.
5. Sobald der Flottenmanager den Fahrer bestätigt hat, kann der Fahrer die gemeinsame Bezahlmethode nutzen und einfach von der Zapfsäule per App aus bezahlen.

Alle Transaktionen von Ihnen und Ihren Fahrern werden im Dashboard in der Übersicht unter „Transaktionen“ angezeigt.

Am Desktop: Klicken Sie auf das Dokumenten-Symbol rechts neben der Transaktion, um den Beleg zu speichern.

Mobil: Tippen Sie einfach auf die Transaktion, um den Beleg anzuzeigen und zu speichern.

Über den „Monatsexport“ im Bereich „Transaktionen“ können Sie alle Belege eines Monats gebündelt herunterladen. Sie erhalten eine ZIP-Datei, die eine übersichtliche Transaktionsliste (CSV/PDF) sowie alle Einzelbelege des gewählten Zeitraums enthält.

Sie können Ihr Passwort ändern, indem Sie sich unter dashboard.dkvinstantfuel.com mit Ihren Kontodaten einloggen. Danach gehen Sie auf „Account“, „Account verwalten“ und folgen dem Link unter „PACE ID Account verwalten“. Hier können Sie Ihre persönlichen Daten verändern.

Um Ihr Passwort zurückzusetzen, klicken Sie auf der dashboard.dkvinstantfuel.com oben rechts auf „Anmelden“. Danach finden Sie den Link „Passwort vergessen“ und folgen den Anweisungen.

Loggen Sie sich unter dashboard.dkvinstantfuel.com ein. Unter dem Punkt „Account“ finden Sie den Punkt „Account verwalten“. Klicken Sie darauf und folgen dem Button „PACE ID Konto verwalten“. Hier können Sie nach Login Ihre Emailadresse ändern.

Nach der Kündigung bleibt Ihr Account zunächst bestehen, um eine mögliche spätere Reaktivierung zu erleichtern. Allerdings werden alle verknüpften Fahrer und die hinterlegte Bezahlmethode aus Sicherheitsgründen aus Ihrem Account entfernt.

Sie können die Löschung Ihres Kontos in den Einstellungen im Dashboard starten. Gehen Sie hierzu auf: https://dashboard.dkvinstantfuel.com/einstellungen

Gut zu wissen: Ihre Tankbelege bleiben gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen in unserem System verfügbar — auch nach der Account-Löschung. Bei Bedarf können Sie diese jederzeit anfragen. Empfehlung: Vor der Löschung trotzdem einen aktuellen Beleg-Export aus dem Dashboard ziehen, damit Sie alles direkt zur Hand haben.

Jeder DKV InstantFuel Account ist derzeit für die Verwaltung eines einzelnen Unternehmens vorgesehen. Wenn Sie ein weiteres Unternehmen verwalten möchten, müssen Sie bitte einen neuen Account mit einer separaten E-Mail-Adresse erstellen.

Alle Belege werden digital gespeichert. Sie finden eine Übersicht Ihrer Zahlungen in der App unter „Wallet“ → „Transaktionsliste“. Dort sind Details wie Datum, Betrag, Kraftstoffart und Tankstelle aufgeführt. Zusätzlich werden die Daten für die Buchhaltung automatisch an Ihren Flottenmanager übertragen.

Hierbei handelt es sich um eine Vorautorisierung (oft ca. 120 €), um sicherzustellen, dass die Zahlung gedeckt ist. Keine Sorge: Das ist nur eine Reservierung. Abgebucht wird nur der tatsächliche Tankbetrag. Die Differenz wird in der Regel innerhalb von 24–48 Stunden (abhängig von der Bank bis zu 7 Tage) wieder freigegeben.

Sollte die App abstürzen oder keine Verbindung haben, bezahlen Sie den Tankvorgang bitte regulär im Shop (bar oder mit eigener Karte), um eine reibungslose Weiterfahrt zu gewährleisten.

Dies kann passieren, wenn die vom Flottenmanager hinterlegte Kreditkarte abgelaufen oder nicht gedeckt ist. Oder wenn Sie als Fahrer noch nicht vom Manager im Dashboard bestätigt wurden. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren Vorgesetzten / Flottenmanager.