Aide & Support

DKV InstantFuel est une solution entièrement digitale pour la gestion des justificatifs de carburant et des paiements, développée spécifiquement pour les entreprises disposant de petites flottes (1–20 véhicules), les travailleurs indépendants et les artisans. Elle remplace les cartes carburant physiques par une application et un dashboard centralisé, facilitant ainsi considérablement l'organisation des dépenses de carburant et optimisant votre comptabilité.

Avec DKV InstantFuel, il n'y a pas de forfaits compliqués. Nous vous offrons une flexibilité maximale avec un tarif simple : vous payez 2,49 € par conducteur et par mois. Vous pouvez ajouter des conducteurs en toute flexibilité. Vous bénéficiez immédiatement de toutes les fonctionnalités, y compris l'export conforme aux exigences fiscales et la gestion digitale des conducteurs.

Après chaque plein effectué par vos conducteurs via l'application DKV InstantFuel, les justificatifs sont automatiquement enregistrés de manière digitale. Vous pouvez les consulter et les exporter à tout moment depuis le dashboard DKV InstantFuel (mobile et ordinateur). Tous les justificatifs sont conformes aux exigences fiscales et idéalement préparés pour votre déclaration d'impôts ou votre comptabilité.

DKV InstantFuel fonctionne avec votre propre carte de crédit. Vous pouvez actuellement utiliser le service avec des cartes Mastercard, Visa et V-Pay — carte professionnelle ou privée. Toutes les cartes sont prises en charge, quelle que soit la banque émettrice (par ex. Sparkasse, Volksbank, Commerzbank, ING).

Vous pouvez exporter les justificatifs depuis le dashboard en quelques clics dans les formats courants. Cela inclut également des formats de données compatibles DATEV, ce qui vous permet d'importer directement les transactions dans votre logiciel de comptabilité ou de les transmettre à votre conseiller fiscal.

La sécurité est notre priorité absolue. Toutes les données et tous les paiements sont transmis de manière chiffrée et stockés conformément au RGPD. DKV InstantFuel garantit les normes de sécurité les plus élevées pour vos transactions et justificatifs.

Oui, vous pouvez faire associer les justificatifs de carburant directement à un conducteur ou un véhicule spécifique. Cela facilite le suivi des dépenses et la comptabilité analytique. Vous pouvez activer la demande correspondante pour l'application dans le dashboard, dans la section entreprise sous « Données du véhicule », de sorte que le conducteur doive saisir, par exemple, le kilométrage lors du plein.

Non. DKV InstantFuel fonctionne entièrement via l'application, il n'y a pas de carte plastique. Vos conducteurs paient directement dans l'app à la pompe, sans passer par la boutique. Le service est opérationnel dès l'inscription : pas d'envoi de carte, pas d'attente.

Actuellement dans env. 12 000 stations réparties dans 9 pays européens, notamment chez Jet, Esso, AVIA, HEM et Q1. Le réseau d'acceptation s'agrandit en permanence. La carte en direct montre exactement quelles stations sont incluses.

La facturation est transparente et basée sur le nombre de conducteurs. Vous payez 2,49 € (HT) par mois pour chaque conducteur actif. Les frais de service sont facturés mensuellement. Les montants des pleins eux-mêmes sont prélevés directement via la carte de crédit professionnelle que vous avez enregistrée.

Vous pouvez télécharger vos factures pour les frais d'utilisation mensuels à tout moment depuis le dashboard, sous le menu « Abonnement ».

Dans le dashboard, sous le menu « Abonnement », vous trouverez le statut actuel de votre compte ainsi que le nombre de licences conducteurs actuellement actives.

Oui, DKV InstantFuel évolue avec votre entreprise. Vous pouvez ajouter ou supprimer des conducteurs supplémentaires via le dashboard à tout moment. La facturation s'adapte en fonction du nombre de conducteurs actifs.

Vous pouvez résilier votre abonnement à tout moment dans le dashboard sous « Abonnement ». La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours — l'accès au moyen de paiement partagé prend alors fin pour vous et vos conducteurs. Vos justificatifs de carburant restent disponibles dans notre système conformément aux délais de conservation légaux — sur demande, vous les obtenez également après la résiliation.

Les cartes de crédit business et d'entreprise ne sont souvent pas automatiquement activées pour les paiements en ligne par l'émetteur de la carte — même si elles fonctionnent sans problème en point de vente. Si votre carte est refusée lors de l'enregistrement du moyen de paiement dans le dashboard, demandez à votre banque ou à l'émetteur de votre carte d'activer la carte pour les paiements en ligne et le 3-D Secure (p. ex. Mastercard Identity Check, Visa Secure). Vous pourrez ensuite enregistrer à nouveau la carte dans le dashboard.

Oui. Tous les justificatifs respectent les mentions obligatoires du § 14 UStG (loi allemande sur la TVA) et sont archivés de manière infalsifiable : complets, horodatés et protégés par une piste d'audit. L'export mensuel regroupe tous les justificatifs d'un mois dans un fichier ZIP, avec une liste des transactions (CSV/PDF) et chaque justificatif individuel. Les exports sont compatibles DATEV et prêts à être transmis à votre comptabilité ou votre conseiller fiscal.

Les limites de dépenses sont un add-on optionnel et payant qui vous permet de définir un montant maximum mensuel de carburant pour chaque conducteur. La limite s'applique par conducteur et par mois civil et est automatiquement réinitialisée au début de chaque mois. Vous gardez ainsi à tout moment le contrôle des dépenses de carburant de votre flotte.

L'add-on coûte 2,49 € HT par mois et est résiliable mensuellement. Vous l'ajoutez selon vos besoins et pouvez le résilier à tout moment.

Ajoutez d'abord l'add-on dans le dashboard sous « Abonnement » → « Add-ons ». Définissez ensuite la limite mensuelle par conducteur sous « Entreprise » → « Paramètres » et choisissez ce qui doit se passer en cas de dépassement. Les modifications prennent effet en temps réel.

Vous décidez de ce qui se passe lorsque la limite est atteinte :

• Notification : en tant que gestionnaire de flotte, vous recevez un e-mail et le conducteur reçoit une information dans l'application. Le plein reste possible.
• Blocage : en cas de dépassement de la limite, le plein ne peut plus être finalisé via l'application. Le conducteur ne peut plus utiliser le moyen de paiement partagé jusqu'au début du mois suivant et paie sur place en boutique (par ex. avec sa propre carte).

Cela dépend du paramètre choisi. Avec l'option notification, seul un message est envoyé — le conducteur peut continuer à faire le plein. Avec l'option blocage, le paiement via l'application est bloqué pour le reste du mois. Au début du mois civil, la limite est automatiquement réinitialisée et le paiement est de nouveau possible.

Oui. En tant que gestionnaire de flotte, vous pouvez ajuster les montants et le mode (notification ou blocage) à tout moment dans le dashboard. Les modifications prennent effet en temps réel — vous n'êtes donc pas lié à une période de facturation.

Oui. Chaque conducteur voit sa limite de dépenses actuelle directement dans l'application DKV InstantFuel — à la fois dans la liste des stations-service et dans le Wallet. Y figurent la limite définie par le gestionnaire de flotte, les euros déjà dépensés et le montant encore disponible. Si la limite est dépassée, l'encadré d'information passe au rouge.

Le dashboard DKV InstantFuel est accessible à tout moment via votre navigateur web. Veuillez utiliser le lien que vous avez reçu lors de votre inscription.

Via le dashboard, vous avez un contrôle total sur votre flotte :

• Gérer les données de l'entreprise et le mode de paiement central
• Inviter, gérer et désactiver des conducteurs si nécessaire
• Consulter les transactions en temps réel
• Enregistrer et imprimer les justificatifs individuels
• Télécharger les exports mensuels groupés et les listes de transactions de manière conforme aux exigences fiscales

Dans la section « Conducteurs » du dashboard, vous voyez un aperçu de tous les utilisateurs actuels. Vous pouvez voir combien de places conducteurs sont occupées. Dans cette section, vous pouvez inviter de nouveaux conducteurs, confirmer leur inscription ou supprimer les conducteurs qui ont quitté l'entreprise.

Accédez à la section « Conducteurs » et cliquez sur « Inviter un conducteur ». Vous recevrez un lien d'invitation que vous pouvez copier et envoyer facilement à votre collaborateur par e-mail ou messagerie.

Le processus est très simple :

1. Via le menu Conducteurs –> Inviter un conducteur dans le dashboard, générez votre lien d'invitation. Envoyez le texte d'invitation ou le lien à vos conducteurs souhaités.
2. Via le lien, le conducteur saisit son prénom et son nom de famille pour s'identifier clairement au sein de l'organisation.
3. Le conducteur crée un compte gratuit.
4. Le conducteur télécharge l'application DKV InstantFuel et se connecte avec le compte qu'il vient de créer.
5. Dès que le gestionnaire de flotte a confirmé le conducteur, celui-ci peut utiliser le mode de paiement partagé et payer directement depuis la pompe via l'application.

Toutes les transactions effectuées par vous et vos conducteurs sont affichées dans l'aperçu du dashboard sous « Transactions ».

Sur ordinateur : Cliquez sur l'icône de document à droite de la transaction pour enregistrer le justificatif.

Sur mobile : Appuyez simplement sur la transaction pour afficher et enregistrer le justificatif.

Via l'« Export mensuel » dans la section « Transactions », vous pouvez télécharger tous les justificatifs d'un mois en une seule fois. Vous recevrez un fichier ZIP contenant une liste de transactions claire (CSV/PDF) ainsi que tous les justificatifs individuels pour la période sélectionnée.

Vous pouvez modifier votre mot de passe en vous connectant avec vos identifiants sur dashboard.dkvinstantfuel.com. Ensuite, accédez à « Compte », « Gérer le compte » et suivez le lien sous « Gérer le compte PACE ID ». Vous pouvez y modifier vos données personnelles.

Pour réinitialiser votre mot de passe, cliquez sur « Se connecter » en haut à droite sur dashboard.dkvinstantfuel.com. Vous trouverez ensuite le lien « Mot de passe oublié » et suivrez les instructions.

Connectez-vous sur dashboard.dkvinstantfuel.com. Sous « Compte », vous trouverez l'option « Gérer le compte ». Cliquez dessus et suivez le bouton « Gérer le compte PACE ID ». Vous pouvez y modifier votre adresse e-mail après connexion.

Après la résiliation, votre compte reste d'abord actif afin de faciliter une éventuelle réactivation ultérieure. Cependant, pour des raisons de sécurité, tous les conducteurs liés et le mode de paiement enregistré seront supprimés de votre compte.

Vous pouvez lancer la suppression de votre compte dans les paramètres du dashboard. Rendez-vous sur : https://dashboard.dkvinstantfuel.com/einstellungen

Bon à savoir : vos justificatifs de carburant restent disponibles dans notre système conformément aux délais de conservation légaux — même après la suppression du compte. Sur demande, vous pouvez les obtenir à tout moment. Recommandation : avant la suppression, exportez tout de même un justificatif récent depuis le dashboard afin de tout avoir directement à portée de main.

Chaque compte DKV InstantFuel est actuellement prévu pour gérer une seule entreprise. Si vous souhaitez gérer une entreprise supplémentaire, veuillez créer un nouveau compte avec une adresse e-mail distincte.

Tous les justificatifs sont enregistrés de manière digitale. Vous trouverez un aperçu de vos paiements dans l'application sous « Wallet » → « Liste des transactions ». Des détails tels que la date, le montant, le type de carburant et la station-service y sont répertoriés. De plus, les données sont automatiquement transmises à votre gestionnaire de flotte pour la comptabilité.

Il s'agit d'une pré-autorisation (souvent environ 120 €) pour s'assurer que le paiement est couvert. Ne vous inquiétez pas : il s'agit uniquement d'une réservation. Seul le montant réel du plein est débité. La différence est généralement libérée dans les 24–48 heures (jusqu'à 7 jours selon votre banque).

Si l'application se bloque ou n'a pas de connexion, veuillez payer le plein normalement en boutique (en espèces ou avec votre propre carte) afin de pouvoir continuer votre route sans problème.

Cela peut se produire si la carte de crédit enregistrée par le gestionnaire de flotte a expiré ou n'est pas couverte. Ou si vous, en tant que conducteur, n'avez pas encore été confirmé par le gestionnaire dans le dashboard. Dans ce cas, veuillez contacter votre supérieur / gestionnaire de flotte.