Hulp & Ondersteuning

DKV InstantFuel is een volledig digitale oplossing voor het beheer van tankbonnen en betalingen, speciaal ontwikkeld voor bedrijven met kleinere wagenparken (1–20 voertuigen), zelfstandigen en ondernemers. Het vervangt fysieke tankkaarten door een app en een centraal dashboard. Dit vereenvoudigt de organisatie van tankkosten aanzienlijk en optimaliseert uw boekhouding.

Bij DKV InstantFuel zijn er geen ingewikkelde pakketten. Wij bieden u maximale flexibiliteit met een eenvoudig tarief: u betaalt € 2,49 per bestuurder per maand. U kunt flexibel meer bestuurders toevoegen. U maakt direct gebruik van de volledige functionaliteit, inclusief fiscaal conforme export en digitaal bestuurdersbeheer.

Na elke tankbeurt van uw bestuurders via de DKV InstantFuel-app worden de bonnen automatisch digitaal opgeslagen. U kunt deze op elk moment inzien en exporteren via het DKV InstantFuel-dashboard (mobiel en desktop). Alle bonnen zijn fiscaal conform en ideaal voorbereid voor uw belastingaangifte of boekhouding.

DKV InstantFuel werkt met uw eigen creditcard. U kunt de service momenteel gebruiken met kaarten van Mastercard, Visa en V-Pay — zakelijke of privékaart. Alle kaarten worden ondersteund, ongeacht van welke bank (bijv. Sparkasse, Volksbank, Commerzbank, ING).

U kunt bonnen in het dashboard met een paar klikken exporteren in gangbare formaten. Dit omvat ook DATEV-compatibele gegevensformaten, zodat u de transacties rechtstreeks in uw boekhoudprogramma kunt importeren of doorsturen naar uw belastingadviseur.

Veiligheid heeft de hoogste prioriteit. Alle gegevens en betalingen worden versleuteld verzonden en opgeslagen conform de AVG. DKV InstantFuel garandeert de hoogste veiligheidsnormen voor uw transacties en bonnen.

Ja, u kunt tankbonnen direct aan een specifieke bestuurder of voertuig laten koppelen. Dit vergemakkelijkt de bijhouding van uitgaven en de kostenplaatsberekening. In het dashboard kunt u in het bedrijfsgedeelte onder 'Voertuiggegevens' de betreffende vraag voor de app activeren, zodat de bestuurder bij het tanken bijvoorbeeld de kilometerstand moet invoeren.

Nee. DKV InstantFuel werkt volledig via de app, er is geen plastic pas. Uw chauffeurs betalen direct in de app aan de pomp, zonder de shop binnen te gaan. De service is direct na registratie klaar voor gebruik: geen pasverzending, geen wachttijd.

Momenteel bij ca. 12.000 stations in 10 Europese landen, onder andere bij Jet, Esso, AVIA, HEM en Q1. Het acceptatienetwerk groeit voortdurend. De live kaart toont precies welke stations meedoen.

De facturering is transparant en gebaseerd op het aantal bestuurders. U betaalt € 2,49 (excl. btw) per maand voor elke actieve bestuurder. De servicekosten worden maandelijks in rekening gebracht. De tankkosten zelf worden rechtstreeks afgeschreven via de zakelijke creditcard die u heeft opgegeven.

Uw facturen voor de maandelijkse gebruikskosten kunt u op elk moment downloaden in het dashboard onder het menu-item 'Abonnement'. De factuur is beschikbaar als e-factuur in ZUGFeRD-formaat: een PDF waarin de factuurgegevens ook als machineleesbare XML zijn ingebed.

In het dashboard onder het menu-item 'Abonnement' vindt u de huidige status van uw account en het aantal momenteel actieve bestuurderslicenties.

Ja, DKV InstantFuel groeit mee met uw bedrijf. U kunt op elk moment extra bestuurders toevoegen of verwijderen via het dashboard. De facturering past zich aan op basis van het aantal actieve bestuurders.

U kunt uw abonnement op elk moment opzeggen in het dashboard onder 'Abonnement'. De opzegging wordt van kracht aan het einde van de lopende factureringsperiode — de toegang tot de gedeelde betaalmethode eindigt dan voor u en uw bestuurders. Uw tankbonnen blijven volgens de wettelijke bewaartermijnen in ons systeem beschikbaar — op verzoek ontvangt u deze ook na opzegging.

Zakelijke creditcards zijn door de kaartuitgever vaak niet automatisch geactiveerd voor onlinebetalingen — ook als ze bij de kassa probleemloos werken. Wordt uw kaart geweigerd bij het toevoegen van de betaalmethode in het dashboard, vraag dan uw bank of kaartuitgever om de kaart te activeren voor onlinebetalingen en 3-D Secure (bijv. Mastercard Identity Check, Visa Secure). Daarna kunt u de kaart opnieuw in het dashboard toevoegen.

Ja. Alle bonnen voldoen aan de wettelijke vereisten van § 14 UStG (Duitse btw-wet) en worden controlebestendig opgeslagen: volledig, tijdig en manipulatiebestendig met audit trail. Via de maandexport downloadt u alle bonnen van een maand gebundeld als ZIP-bestand, inclusief transactielijst (CSV/PDF) en alle afzonderlijke bonnen. De exports zijn DATEV-compatibel en geschikt voor overdracht aan uw boekhouding of belastingadviseur. Daarnaast zijn de bonnen e-facturen in ZUGFeRD-formaat: de factuurgegevens zitten als machineleesbare XML volgens EN 16931 in de PDF.

Ja, voor beide documenttypen: voor elke tankbon en voor de maandfactuur van de DKV InstantFuel-servicekosten. Beide zijn PDF's waarin de factuurgegevens ook als machineleesbare XML volgens de Europese norm EN 16931 zijn ingebed (ZUGFeRD; in Frankrijk heet hetzelfde formaat Factur-X). Uw boekhouding of belastingadviseur leest het bestand direct in de software in in plaats van bedragen over te typen. Ook de maandexport bevat de bonnen in deze vorm. Let op bij tanken in het buitenland: voor reverse-charge-documenten is een geldig EU-btw-nummer nodig voor de structuurgegevens — leg dit vast in het dashboard zodat de e-factuur volledig kan worden gegenereerd.

Uitgavenlimieten zijn een optionele, betaalde add-on waarmee u voor elke bestuurder een maandelijks maximumbedrag voor tanken instelt. De limiet geldt per bestuurder en per kalendermaand en wordt aan het begin van elke maand automatisch gereset. Zo houdt u de tankuitgaven van uw wagenpark altijd onder controle.

De add-on kost € 2,49 netto per maand en is maandelijks opzegbaar. U boekt hem bij wanneer u hem nodig heeft en kunt hem op elk moment weer opzeggen.

Boek eerst de add-on in het dashboard onder 'Abonnement' → 'Add-ons'. Stel daarna onder 'Bedrijf' → 'Instellingen' de maandelijkse limiet per bestuurder in en kies wat er bij overschrijding moet gebeuren. Wijzigingen worden in realtime van kracht.

U bepaalt wat er gebeurt wanneer de limiet wordt bereikt:

• Melding: als wagenparkmanager ontvangt u een e-mail en de bestuurder een melding in de app. Tanken blijft mogelijk.
• Blokkering: bij overschrijding van de limiet kan de tankbeurt niet meer via de app worden voltooid. De bestuurder kan de gedeelde betaalmethode tot het begin van de volgende maand niet meer gebruiken en betaalt ter plaatse in de winkel (bijv. met de eigen kaart).

Dat hangt af van de gekozen instelling. Bij de optie melding wordt alleen een bericht verzonden — de bestuurder kan blijven tanken. Bij de optie blokkering is betaling via de app voor de rest van de maand geblokkeerd. Aan het begin van de kalendermaand wordt de limiet automatisch gereset en is betaling weer mogelijk.

Ja. Als wagenparkmanager kunt u de bedragen en de modus (melding of blokkering) op elk moment in het dashboard aanpassen. Wijzigingen worden in realtime van kracht — u bent dus niet gebonden aan een factureringsperiode.

Ja. Elke bestuurder ziet zijn actuele uitgavenlimiet direct in de DKV InstantFuel-app — zowel in de tankstationlijst als in de Wallet. Weergegeven worden de door de wagenparkmanager ingestelde limiet, de reeds bestede euro's en het nog beschikbare bedrag. Als de limiet is overschreden, wordt het infovak rood weergegeven.

Het DKV InstantFuel-dashboard is op elk moment bereikbaar via uw webbrowser. Gebruik hiervoor de link die u bij de registratie heeft ontvangen.

Via het dashboard heeft u volledige controle over uw wagenpark:

• Bedrijfsgegevens en centrale betaalmethode beheren
• Bestuurders uitnodigen, beheren en indien nodig deactiveren
• Transacties in realtime inzien
• Individuele bonnen opslaan en afdrukken
• Maandelijkse verzamelexports en transactielijsten fiscaal conform downloaden

In de sectie 'Bestuurders' van het dashboard ziet u een overzicht van alle huidige gebruikers. U kunt zien hoeveel bestuurdersplaatsen bezet zijn. In dit gedeelte kunt u nieuwe bestuurders uitnodigen, hun registratie bevestigen of bestuurders verwijderen die het bedrijf hebben verlaten.

Ga naar de sectie 'Bestuurders' en klik op 'Bestuurder uitnodigen'. U ontvangt een uitnodigingslink die u kunt kopiëren en gemakkelijk per e-mail of messenger naar uw medewerker kunt sturen.

Bekijk de uitgebreide stapsgewijze handleiding met schermafbeeldingen →

In een paar stappen: maak in het dashboard onder Bestuurders → Bestuurders uitnodigen een uitnodigingslink aan en stuur die naar uw bestuurders. De bestuurder vult zijn naam in, maakt een gratis account aan en downloadt de DKV InstantFuel-app. Zodra u de bestuurder in het dashboard bevestigt, kan hij direct bij de pomp betalen met uw gedeelde betaalmethode.

Bekijk de uitgebreide stapsgewijze handleiding met schermafbeeldingen →

Alle transacties van u en uw bestuurders worden weergegeven in het dashboardoverzicht onder 'Transacties'.

Op desktop: Klik op het documentpictogram rechts naast de transactie om de bon op te slaan.

Mobiel: Tik eenvoudig op de transactie om de bon te bekijken en op te slaan.

Via de 'Maandexport' in de sectie 'Transacties' kunt u alle bonnen van een maand gebundeld downloaden. U ontvangt een ZIP-bestand met een overzichtelijke transactielijst (CSV/PDF) en alle afzonderlijke bonnen voor de geselecteerde periode.

U kunt uw wachtwoord wijzigen door u aan te melden met uw accountgegevens op dashboard.dkvinstantfuel.com. Ga daarna naar 'Account', 'Account beheren' en volg de link onder 'PACE ID-account beheren'. Hier kunt u uw persoonlijke gegevens wijzigen.

Om uw wachtwoord opnieuw in te stellen, klikt u rechtsboven op 'Aanmelden' op dashboard.dkvinstantfuel.com. Daarna vindt u de link 'Wachtwoord vergeten' en volgt u de instructies.

Meld u aan op dashboard.dkvinstantfuel.com. Onder 'Account' vindt u 'Account beheren'. Klik daarop en volg de knop 'PACE ID-account beheren'. Hier kunt u na aanmelding uw e-mailadres wijzigen.

Na de opzegging blijft uw account aanvankelijk bestaan om een mogelijke latere heractivering te vergemakkelijken. Om veiligheidsredenen worden echter alle gekoppelde bestuurders en de opgeslagen betaalmethode uit uw account verwijderd.

U kunt het verwijderen van uw account starten in de instellingen van het dashboard. Ga hiervoor naar: https://dashboard.dkvinstantfuel.com/einstellungen

Goed om te weten: uw tankbonnen blijven volgens de wettelijke bewaartermijnen in ons systeem beschikbaar — ook na het verwijderen van het account. Op verzoek kunt u deze op elk moment opvragen. Aanbeveling: exporteer vóór het verwijderen toch een actuele bon uit het dashboard, zodat u alles direct bij de hand hebt.

Elk DKV InstantFuel-account is momenteel bedoeld voor het beheer van één enkel bedrijf. Als u een extra bedrijf wilt beheren, moet u een nieuw account aanmaken met een apart e-mailadres.

Alle bonnen worden digitaal opgeslagen. U vindt een overzicht van uw betalingen in de app onder 'Wallet' → 'Transactielijst'. Daar staan details vermeld zoals datum, bedrag, brandstoftype en tankstation. Daarnaast worden de gegevens voor de boekhouding automatisch naar uw wagenparkmanager doorgestuurd.

Dit betreft een pre-autorisatie (vaak circa € 120) om te garanderen dat de betaling gedekt is. Geen zorgen: dit is slechts een reservering. Alleen het werkelijke tankbedrag wordt afgeschreven. Het verschil wordt doorgaans binnen 24–48 uur vrijgegeven (afhankelijk van de bank tot 7 dagen).

Als de app crasht of geen verbinding heeft, betaalt u de tankbeurt gewoon in de winkel (contant of met uw eigen kaart) om een probleemloze verdere rit te garanderen.

Dit kan gebeuren als de creditcard die door de wagenparkmanager is opgegeven verlopen of niet gedekt is. Of als u als bestuurder nog niet door de manager in het dashboard bent bevestigd. Neem in dat geval contact op met uw leidinggevende / wagenparkmanager.

Nee. In DKV InstantFuel legt de wagenparkmanager een zakelijke creditcard vast, een DKV CARD kan hier niet worden toegevoegd. Wilt u uw DKV CARD via uw smartphone gebruiken, dan is DKV APP&GO in de DKV Mobility app de juiste weg.