Hulp & Ondersteuning

DKV InstantFuel is een volledig digitale oplossing voor het beheer van tankbonnen en betalingen, speciaal ontwikkeld voor bedrijven met kleinere wagenparken (1–20 voertuigen), zelfstandigen en ondernemers. Het vervangt fysieke tankkaarten door een app en een centraal dashboard. Dit vereenvoudigt de organisatie van tankkosten aanzienlijk en optimaliseert uw boekhouding.

Bij DKV InstantFuel zijn er geen ingewikkelde pakketten. Wij bieden u maximale flexibiliteit met een eenvoudig tarief: u betaalt € 2,49 per bestuurder per maand. U kunt flexibel tot 80 bestuurders toevoegen. U maakt direct gebruik van de volledige functionaliteit, inclusief fiscaal conforme export en digitaal bestuurdersbeheer.

Na elke tankbeurt van uw bestuurders via de DKV InstantFuel-app worden de bonnen automatisch digitaal opgeslagen. U kunt deze op elk moment inzien en exporteren via het DKV InstantFuel-dashboard (mobiel en desktop). Alle bonnen zijn fiscaal conform en ideaal voorbereid voor uw belastingaangifte of boekhouding.

DKV InstantFuel werkt met uw eigen creditcard. U kunt de service momenteel gebruiken met kaarten van Mastercard, Visa en V-Pay — zakelijke of privékaart.

U kunt bonnen in het dashboard met een paar klikken exporteren in gangbare formaten. Dit omvat ook DATEV-compatibele gegevensformaten, zodat u de transacties rechtstreeks in uw boekhoudprogramma kunt importeren of doorsturen naar uw belastingadviseur.

Veiligheid heeft de hoogste prioriteit. Alle gegevens en betalingen worden versleuteld verzonden en opgeslagen conform de AVG. DKV InstantFuel garandeert de hoogste veiligheidsnormen voor uw transacties en bonnen.

Ja, u kunt tankbonnen direct aan een specifieke bestuurder of voertuig laten koppelen. Dit vergemakkelijkt de bijhouding van uitgaven en de kostenplaatsberekening. In het dashboard kunt u in het bedrijfsgedeelte onder 'Voertuiggegevens' de betreffende vraag voor de app activeren, zodat de bestuurder bij het tanken bijvoorbeeld de kilometerstand moet invoeren.

De facturering is transparant en gebaseerd op het aantal bestuurders. U betaalt € 2,49 (excl. btw) per maand voor elke actieve bestuurder. De servicekosten worden maandelijks in rekening gebracht. De tankkosten zelf worden rechtstreeks afgeschreven via de zakelijke creditcard die u heeft opgegeven.

Uw facturen voor de maandelijkse gebruikskosten kunt u op elk moment downloaden in het dashboard onder het menu-item 'Abonnement'.

In het dashboard onder het menu-item 'Abonnement' vindt u de huidige status van uw account en het aantal momenteel actieve bestuurderslicenties.

Ja, DKV InstantFuel groeit mee met uw bedrijf. U kunt op elk moment extra bestuurders toevoegen (tot 80 bestuurders) of verwijderen via het dashboard. De facturering past zich aan op basis van het aantal actieve bestuurders.

U kunt uw abonnement op elk moment opzeggen in het dashboard onder 'Abonnement'. De opzegging wordt van kracht aan het einde van de lopende factureringsperiode — de toegang tot de gedeelde betaalmethode eindigt dan voor u en uw bestuurders. Uw tankbonnen blijven volgens de wettelijke bewaartermijnen in ons systeem beschikbaar — op verzoek ontvangt u deze ook na opzegging.

Het DKV InstantFuel-dashboard is op elk moment bereikbaar via uw webbrowser. Gebruik hiervoor de link die u bij de registratie heeft ontvangen.

Via het dashboard heeft u volledige controle over uw wagenpark:

• Bedrijfsgegevens en centrale betaalmethode beheren
• Bestuurders uitnodigen, beheren en indien nodig deactiveren
• Transacties in realtime inzien
• Individuele bonnen opslaan en afdrukken
• Maandelijkse verzamelexports en transactielijsten fiscaal conform downloaden

In de sectie 'Bestuurders' van het dashboard ziet u een overzicht van alle huidige gebruikers. U kunt zien hoeveel bestuurdersplaatsen bezet zijn. In dit gedeelte kunt u nieuwe bestuurders uitnodigen, hun registratie bevestigen of bestuurders verwijderen die het bedrijf hebben verlaten.

Ga naar de sectie 'Bestuurders' en klik op 'Bestuurder uitnodigen'. U ontvangt een uitnodigingslink die u kunt kopiëren en gemakkelijk per e-mail of messenger naar uw medewerker kunt sturen.

Het proces is heel eenvoudig:

1. Via het menu Bestuurders –> Bestuurder uitnodigen in het dashboard genereert u uw uitnodigingslink. Stuur de uitnodigingstekst of de link naar uw gewenste bestuurders.
2. Via de link voert de bestuurder zijn voor- en achternaam in om zichzelf duidelijk te identificeren binnen de organisatie.
3. De bestuurder maakt een gratis account aan.
4. De bestuurder downloadt de DKV InstantFuel-app en meldt zich aan met het zojuist aangemaakte account.
5. Zodra de wagenparkmanager de bestuurder heeft bevestigd, kan de bestuurder de gedeelde betaalmethode gebruiken en direct bij de pomp via de app betalen.

Alle transacties van u en uw bestuurders worden weergegeven in het dashboardoverzicht onder 'Transacties'.

Op desktop: Klik op het documentpictogram rechts naast de transactie om de bon op te slaan.

Mobiel: Tik eenvoudig op de transactie om de bon te bekijken en op te slaan.

Via de 'Maandexport' in de sectie 'Transacties' kunt u alle bonnen van een maand gebundeld downloaden. U ontvangt een ZIP-bestand met een overzichtelijke transactielijst (CSV/PDF) en alle afzonderlijke bonnen voor de geselecteerde periode.

U kunt uw wachtwoord wijzigen door u aan te melden met uw accountgegevens op dashboard.dkvinstantfuel.com. Ga daarna naar 'Account', 'Account beheren' en volg de link onder 'PACE ID-account beheren'. Hier kunt u uw persoonlijke gegevens wijzigen.

Om uw wachtwoord opnieuw in te stellen, klikt u rechtsboven op 'Aanmelden' op dashboard.dkvinstantfuel.com. Daarna vindt u de link 'Wachtwoord vergeten' en volgt u de instructies.

Meld u aan op dashboard.dkvinstantfuel.com. Onder 'Account' vindt u 'Account beheren'. Klik daarop en volg de knop 'PACE ID-account beheren'. Hier kunt u na aanmelding uw e-mailadres wijzigen.

Na de opzegging blijft uw account aanvankelijk bestaan om een mogelijke latere heractivering te vergemakkelijken. Om veiligheidsredenen worden echter alle gekoppelde bestuurders en de opgeslagen betaalmethode uit uw account verwijderd.

U kunt het verwijderen van uw account starten in de instellingen van het dashboard. Ga hiervoor naar: https://dashboard.dkvinstantfuel.com/einstellungen

Goed om te weten: uw tankbonnen blijven volgens de wettelijke bewaartermijnen in ons systeem beschikbaar — ook na het verwijderen van het account. Op verzoek kunt u deze op elk moment opvragen. Aanbeveling: exporteer vóór het verwijderen toch een actuele bon uit het dashboard, zodat u alles direct bij de hand hebt.

Elk DKV InstantFuel-account is momenteel bedoeld voor het beheer van één enkel bedrijf. Als u een extra bedrijf wilt beheren, moet u een nieuw account aanmaken met een apart e-mailadres.

Alle bonnen worden digitaal opgeslagen. U vindt een overzicht van uw betalingen in de app onder 'Wallet' → 'Transactielijst'. Daar staan details vermeld zoals datum, bedrag, brandstoftype en tankstation. Daarnaast worden de gegevens voor de boekhouding automatisch naar uw wagenparkmanager doorgestuurd.

Dit betreft een pre-autorisatie (vaak circa € 120) om te garanderen dat de betaling gedekt is. Geen zorgen: dit is slechts een reservering. Alleen het werkelijke tankbedrag wordt afgeschreven. Het verschil wordt doorgaans binnen 24–48 uur vrijgegeven (afhankelijk van de bank tot 7 dagen).

Als de app crasht of geen verbinding heeft, betaalt u de tankbeurt gewoon in de winkel (contant of met uw eigen kaart) om een probleemloze verdere rit te garanderen.

Dit kan gebeuren als de creditcard die door de wagenparkmanager is opgegeven verlopen of niet gedekt is. Of als u als bestuurder nog niet door de manager in het dashboard bent bevestigd. Neem in dat geval contact op met uw leidinggevende / wagenparkmanager.