Assistenza & Supporto

DKV InstantFuel è una soluzione interamente digitale per la gestione delle ricevute di carburante e dei pagamenti, sviluppata specificamente per le aziende con flotte di piccole dimensioni (1–20 veicoli), i liberi professionisti e gli artigiani. Sostituisce le carte carburante fisiche con un'app e un dashboard centralizzato, semplificando notevolmente l'organizzazione dei costi del carburante e ottimizzando la sua contabilità.

Con DKV InstantFuel non esistono pacchetti complicati. Le offriamo la massima flessibilità con una tariffa semplice: paga 2,49 € per conducente al mese. Può aggiungere conducenti in modo flessibile. Usufruisce immediatamente di tutte le funzionalità, incluso l'export conforme alle normative fiscali e la gestione digitale dei conducenti.

Dopo ogni rifornimento effettuato dai suoi conducenti tramite l'app DKV InstantFuel, le ricevute vengono salvate automaticamente in formato digitale. Può consultarle ed esportarle in qualsiasi momento dal dashboard DKV InstantFuel (mobile e desktop). Tutte le ricevute sono conformi alle normative fiscali e idealmente predisposte per la sua dichiarazione dei redditi o la contabilità.

DKV InstantFuel funziona con la Sua carta di credito. Attualmente può utilizzare il servizio con carte Mastercard, Visa e V-Pay — carta aziendale o privata. Sono supportate tutte le carte, indipendentemente dalla banca emittente (ad es. Sparkasse, Volksbank, Commerzbank, ING).

Può esportare le ricevute dal dashboard in pochi clic nei formati più comuni. Questo include anche formati di dati compatibili con DATEV, che le consentono di importare direttamente le transazioni nel suo software contabile o di trasmetterle al suo commercialista.

La sicurezza è la nostra massima priorità. Tutti i dati e i pagamenti vengono trasmessi in forma crittografata e conservati in conformità con il GDPR. DKV InstantFuel garantisce i più elevati standard di sicurezza per le sue transazioni e ricevute.

Sì, può far associare le ricevute di carburante direttamente a un conducente o un veicolo specifico. Questo facilita il monitoraggio delle spese e la contabilità per centri di costo. Nel dashboard, nella sezione aziendale sotto « Dati del veicolo », può attivare la relativa richiesta per l'app, in modo che il conducente debba inserire, ad esempio, il chilometraggio al momento del rifornimento.

No. DKV InstantFuel funziona interamente tramite app, non esiste una carta di plastica. I Suoi autisti pagano direttamente nell'app alla pompa, senza entrare nel negozio. Il servizio è pronto subito dopo la registrazione: nessuna spedizione della carta, nessuna attesa.

Attualmente in ca. 12.000 stazioni distribuite in 9 paesi europei, tra cui Jet, Esso, AVIA, HEM e Q1. Il network di accettazione è in continua crescita. La mappa in diretta mostra esattamente quali stazioni sono incluse.

La fatturazione è trasparente e basata sul numero di conducenti. Paga 2,49 € (IVA esclusa) al mese per ogni conducente attivo. La tariffa del servizio viene addebitata mensilmente. I costi del carburante vengono addebitati direttamente tramite la carta di credito aziendale registrata.

Può scaricare le fatture per le tariffe di utilizzo mensili in qualsiasi momento dal dashboard, alla voce di menu « Abbonamento ».

Nel dashboard, alla voce di menu « Abbonamento », troverà lo stato attuale del suo account e il numero di licenze conducente attualmente attive.

Sì, DKV InstantFuel cresce con la sua azienda. Può aggiungere o rimuovere conducenti aggiuntivi tramite il dashboard in qualsiasi momento. La fatturazione si adegua in base al numero di conducenti attivi.

Può disdire il Suo abbonamento in qualsiasi momento nel dashboard alla voce « Abbonamento ». La disdetta ha effetto alla fine del periodo di fatturazione in corso — l'accesso al metodo di pagamento condiviso termina in quel momento per Lei e i Suoi conducenti. Le Sue ricevute di rifornimento restano disponibili nel nostro sistema secondo i termini di conservazione di legge — su richiesta le riceve anche dopo la disdetta.

Le carte di credito business e aziendali spesso non sono abilitate automaticamente ai pagamenti online dall'emittente della carta — anche se nei punti vendita funzionano senza problemi. Se la Sua carta viene rifiutata quando registra il metodo di pagamento nel dashboard, chieda alla Sua banca o all'emittente della carta di abilitare la carta ai pagamenti online e al 3-D Secure (ad es. Mastercard Identity Check, Visa Secure). Successivamente potrà registrare di nuovo la carta nel dashboard.

Sì. Tutte le ricevute soddisfano i requisiti di legge del § 14 UStG (legge tedesca sull'IVA) e sono archiviate in modo a prova di revisione: complete, tempestive e protette da manipolazioni con audit trail. L'export mensile raggruppa tutte le ricevute di un mese in un file ZIP, con una lista delle transazioni (CSV/PDF) e ogni singola ricevuta. Gli export sono compatibili con DATEV e pronti per la consegna alla contabilità o al consulente fiscale.

I limiti di spesa sono un add-on opzionale e a pagamento che le consente di impostare un importo massimo mensile di carburante per ogni conducente. Il limite si applica per conducente e mese di calendario e viene reimpostato automaticamente all'inizio di ogni mese. In questo modo mantiene sempre sotto controllo le spese di carburante della sua flotta.

L'add-on costa 2,49 € netti al mese ed è disdicibile mensilmente. Lo aggiunge quando ne ha bisogno e può disdirlo in qualsiasi momento.

Prima aggiunga l'add-on nel dashboard alla voce « Abbonamento » → « Add-on ». Successivamente imposti il limite mensile per conducente alla voce « Azienda » → « Impostazioni » e scelga cosa deve accadere in caso di superamento. Le modifiche hanno effetto in tempo reale.

Lei decide cosa accade al raggiungimento del limite:

• Notifica: in qualità di responsabile della flotta riceve un'e-mail e il conducente riceve un avviso nell'app. Il rifornimento resta possibile.
• Blocco: al superamento del limite, il rifornimento non può più essere completato tramite l'app. Il conducente non può più utilizzare il metodo di pagamento condiviso fino all'inizio del mese successivo e paga sul posto in negozio (ad es. con la propria carta).

Dipende dall'impostazione scelta. Con l'opzione notifica viene inviato solo un avviso — il conducente può continuare a fare rifornimento. Con l'opzione blocco, il pagamento tramite l'app è bloccato per il resto del mese. All'inizio del mese di calendario il limite viene reimpostato automaticamente e il pagamento è di nuovo possibile.

Sì. In qualità di responsabile della flotta può modificare gli importi e la modalità (notifica o blocco) in qualsiasi momento nel dashboard. Le modifiche hanno effetto in tempo reale — non è quindi vincolato a un periodo di fatturazione.

Sì. Ogni conducente vede il proprio limite di spesa attuale direttamente nell'app DKV InstantFuel — sia nell'elenco delle stazioni di servizio sia nel Wallet. Vengono mostrati il limite impostato dal responsabile della flotta, gli euro già spesi e l'importo ancora disponibile. Se il limite viene superato, il riquadro informativo diventa rosso.

Il dashboard DKV InstantFuel è accessibile in qualsiasi momento tramite il suo browser web. Utilizzi il link che ha ricevuto al momento della registrazione.

Tramite il dashboard ha il pieno controllo sulla sua flotta:

• Gestire i dati aziendali e il metodo di pagamento centrale
• Invitare, gestire e disattivare i conducenti se necessario
• Visualizzare le transazioni in tempo reale
• Salvare e stampare le singole ricevute
• Scaricare esportazioni mensili collettive e liste di transazioni in modo conforme alle normative fiscali

Nella sezione « Conducenti » del dashboard, visualizzerà una panoramica di tutti gli utenti attuali. Può vedere quanti posti conducente sono occupati. In questa sezione può invitare nuovi conducenti, confermare la loro registrazione o rimuovere i conducenti che hanno lasciato l'azienda.

Acceda alla sezione « Conducenti » e clicchi su « Invita conducente ». Riceverà un link di invito che può copiare e inviare comodamente al suo collaboratore via e-mail o messenger.

Il processo è molto semplice:

1. Tramite il menu Conducenti –> Invita conducente nel dashboard, generi il suo link di invito. Invii il testo dell'invito o il link ai conducenti desiderati.
2. Tramite il link, il conducente inserisce il suo nome e cognome per identificarsi chiaramente all'interno dell'organizzazione.
3. Il conducente crea un account gratuito.
4. Il conducente scarica l'app DKV InstantFuel e accede con l'account appena creato.
5. Non appena il responsabile della flotta ha confermato il conducente, quest'ultimo può utilizzare il metodo di pagamento condiviso e pagare direttamente dalla pompa tramite l'app.

Tutte le transazioni effettuate da lei e dai suoi conducenti vengono visualizzate nella panoramica del dashboard sotto « Transazioni ».

Su desktop: Clicchi sull'icona del documento a destra della transazione per salvare la ricevuta.

Su mobile: Tocchi semplicemente la transazione per visualizzare e salvare la ricevuta.

Tramite l'« Esportazione mensile » nella sezione « Transazioni », può scaricare tutte le ricevute di un mese in un unico pacchetto. Riceverà un file ZIP contenente un elenco di transazioni chiaro (CSV/PDF) e tutte le singole ricevute del periodo selezionato.

Può modificare la sua password accedendo con i suoi dati di accesso su dashboard.dkvinstantfuel.com. Dopodiché vada su « Account », « Gestisci account » e segua il link sotto « Gestisci account PACE ID ». Qui può modificare i suoi dati personali.

Per reimpostare la sua password, clicchi su « Accedi » in alto a destra su dashboard.dkvinstantfuel.com. Troverà quindi il link « Password dimenticata » e seguirà le istruzioni.

Acceda su dashboard.dkvinstantfuel.com. Sotto la voce « Account » troverà « Gestisci account ». Clicchi su di esso e segua il pulsante « Gestisci account PACE ID ». Qui può modificare il suo indirizzo e-mail dopo l'accesso.

Dopo la disdetta, il suo account rimane inizialmente attivo per facilitare un'eventuale riattivazione futura. Tuttavia, per motivi di sicurezza, tutti i conducenti collegati e il metodo di pagamento registrato verranno rimossi dal suo account.

Può avviare l'eliminazione del Suo account nelle impostazioni del dashboard. Vada su: https://dashboard.dkvinstantfuel.com/einstellungen

Buono a sapersi: le Sue ricevute di rifornimento restano disponibili nel nostro sistema secondo i termini di conservazione di legge — anche dopo l'eliminazione dell'account. Su richiesta può ottenerle in qualsiasi momento. Consiglio: prima dell'eliminazione esporti comunque una ricevuta recente dal dashboard, così ha tutto subito a portata di mano.

Ogni account DKV InstantFuel è attualmente destinato alla gestione di una singola azienda. Se desidera gestire un'ulteriore azienda, dovrà creare un nuovo account con un indirizzo e-mail separato.

Tutte le ricevute vengono salvate digitalmente. Troverà una panoramica dei suoi pagamenti nell'app sotto « Wallet » → « Lista transazioni ». Lì sono elencati i dettagli come data, importo, tipo di carburante e stazione di servizio. Inoltre, i dati vengono trasmessi automaticamente al suo responsabile della flotta per la contabilità.

Si tratta di una pre-autorizzazione (spesso circa 120 €) per garantire la copertura del pagamento. Non si preoccupi: è solo una prenotazione. Viene addebitato solo l'importo effettivo del rifornimento. La differenza viene generalmente sbloccata entro 24–48 ore (fino a 7 giorni a seconda della banca).

Se l'app si blocca o non ha connessione, paghi il rifornimento normalmente in negozio (contanti o con la propria carta) per garantire la continuazione del viaggio senza problemi.

Ciò può accadere se la carta di credito registrata dal responsabile della flotta è scaduta o non è coperta. Oppure se lei, in qualità di conducente, non è ancora stato confermato dal responsabile nel dashboard. In questo caso, contatti il suo superiore / responsabile della flotta.